Wohnungsübergabeprotokolle für Mietverträge

Muster für Wohnungsübergabeprotokolle werden oft aus dem Internet heruntergeladen, angepasst und ausgedruckt. Das birgt rechtliche Risiken und verursacht Arbeitsaufwand. Ein mobiles, digitales Protokoll mit Datenbankanbindung vermeidet beides.

Risiken der Papiervorlage

Wird urheberrechtlich geschütztes Material ohne Zustimmung des Rechteinhabers verwendet, droht eine Abmahnung, bei erneutem Verstoß empfindliche Strafen. Zudem ist das Papierformular im Vergleich zur mobilen Checkliste ineffizient. Dennoch nutzen Hausverwaltungen diese Protokolle nach wie vor häufig.

Online-Formular oder Offline-App

Viele Online-Formulare ermöglichen eine digitale Wohnungsübergabe, funktionieren aber nur mit aktiver Internetverbindung. Je nach Anbieter wirken die Anwendungen unübersichtlich. Web-Formulare lassen sich nur begrenzt anpassen und sind wegen der ständig nötigen Verbindung nicht in allen Räumen oder Wohnungen einsetzbar.

Eine App mit Offline-Funktionalität ist davon unabhängig. Das Formular liegt auf dem mobilen Endgerät, wird auch bei schlechter Verbindung ausgefüllt und später an die Hausverwaltung übertragen. Einige Lösungen erlauben es, eigene Fragen und Antworten nach dem Baukastenprinzip zu einem individuellen Protokoll zu kombinieren.

Formular aufbauen und Datenbank anbinden

Das vorhandene Papierprotokoll lässt sich nicht 1:1 übertragen, Kompromisse sind nötig. Lassen Sie sich dabei nicht von anderen Vorlagen aus dem Internet irritieren, sondern nehmen Sie eigene Ideen in das Formular auf. Halten Sie sich an den bestehenden Rahmen der Cloud-Formularlösung, statt die Struktur mehrfach umzubauen. Sonst ziehen Änderungen weitere Änderungen nach sich und das Protokoll wird nie fertig.

Steht die Struktur, folgt die Anbindung an die Hausverwaltungssoftware. In unserem Fall war das die Haussoft der Firma GFAD aus Berlin. Die Tabelle mit den Mieterinformationen wurde in der SQL-Datenbank ermittelt und per Standard-SQL-Abfrage in das Formular eingebunden. Die Versuchung ist groß, möglichst viele Daten einzubinden: Bankdaten mit Online-Prüfung der IBAN oder eine Miettabelle zur Berechnung der Mieterhöhung. Zu große Datenmengen verlängern jedoch die Synchronisation mit dem Smartphone erheblich. Deshalb wurden am Ende nur die tatsächlich notwendigen Daten importiert.

Das erste Übergabeprotokoll

Das erste Protokoll umfasste 104 Felder und brachte diese Vorteile:

• Auswahl der Wohneinheit und korrekte Zuordnung im Protokoll
• Deutlich weniger Zeitaufwand durch vorgefertigte Antworten
• Keine Nachbearbeitung durch den Mitarbeiter
• Individuelle Texte, Inventarisierung und Bilder im Protokoll
• Unterschrift von Mitarbeiter und Mieter auf dem Gerät
• Bericht als PDF per E-Mail an den Mitarbeiter, zentrale Ablage im Unternehmen

Über das Feedback der Außendienstmitarbeiter fließen Änderungswünsche laufend in das Formular ein. So wird das Protokoll zu einem zuverlässigen Arbeitsmittel.

Das Wichtigste in Kürze

• Internetvorlagen bergen urheberrechtliche Risiken und sind ineffizient.
• Eine Offline-App funktioniert unabhängig von der Internetverbindung.
• Bei der Datenbankanbindung nur notwendige Daten übernehmen, sonst leidet die Synchronisation.

Wie Hausverwaltungen Übergabeprotokolle mit eMODAT digital erfassen, beschreibt die Seite eMODAT.