Viele Unternehmen wollen KI einsetzen und wissen nicht, an welcher Stelle sie wirklich trägt. Dieser Ratgeber zeigt typische Einsatzfelder, echte Projektbeispiele und den Weg von der Potenzialanalyse zum Pilot. Grundsatz dabei: KI bereitet vor, Ihre Mitarbeitenden entscheiden. Umsetzung über die Leistung Prozessautomatisierung und KI.
KI lohnt sich dort, wo viele gleichartige Vorgänge mit unstrukturierten Inhalten anfallen: Dokumente, E-Mails, Belege, Freitext. Wenn Sie sich in einem dieser Felder wiedererkennen, ist das der Prozess, mit dem wir in der Potenzialanalyse anfangen.
Erkennen Sie sich wieder?Briefpost, E-Mails und Anhänge werden von Hand gesichtet, dem Vorgang zugeordnet und abgelegt. Was wichtig ist, entscheidet, wer gerade Zeit hat.
Erkennen Sie sich wieder?Rechnungen werden ausgedruckt, geprüft, kontiert, abgezeichnet und danach in der Buchhaltungssoftware erfasst. Skontofristen laufen unbemerkt ab.
Erkennen Sie sich wieder?Anliegen kommen per E-Mail, Telefon und Portal. Standardfälle binden dieselbe Kapazität wie komplexe Fälle, weil die Antwort in mehreren Systemen zusammengesucht wird.
Erkennen Sie sich wieder?Jahresabrechnungen, Monatsberichte oder Nachweise werden aus Belegen, Verträgen und Tabellen von Hand zusammengestellt, jedes Mal von vorn.
Erkennen Sie sich wieder?Wer eine Vorlage, einen Vertragspassus oder eine frühere Entscheidung sucht, fragt herum oder klickt sich durch Laufwerke und Postfächer.
Erkennen Sie sich wieder?Angebote, Besprechungsprotokolle, Befunde und Berichte entstehen aus Vorlagen, Notizen und Diktaten, mit viel Tipparbeit und Kopieren.
Erkennen Sie sich wieder?Vollständigkeitsprüfungen, Vergleiche mit dem Vorjahr und das Vier-Augen-Prinzip passieren stichprobenartig, weil für alles andere die Zeit fehlt.
Anonymisierte Beispiele aus unserer Arbeit, jeweils mit Ausgangslage, Lösung und Ergebnis. Alle Beispiele in voller Länge mit Vorgehen und eingesetzten Technologien finden Sie auf der Seite Projektbeispiele.
Wir beginnen nicht mit einem Werkzeug, sondern mit Ihren Prozessen. Ein Prozess als Pilot, danach der Ausbau nach demselben Muster.
Wir sichten Ihre Prozesse gemeinsam mit den Menschen, die sie ausführen: Aufwand, Volumen, Datenlage und beteiligte Systeme. Ergebnis ist eine Liste der Stellen, an denen KI trägt, und der Stellen, an denen eine Regel oder ein Formular reicht.
Ein Prozess, eine Abteilung, Produktivbetrieb mit echten Vorgängen. Freigabestellen sind festgelegt, jede Aktion wird protokolliert, Rückmeldungen fließen direkt ein. Den Aufwand nennen wir Ihnen nach der Potenzialanalyse.
Der Pilot wird an Ihre Fachsysteme angebunden: Microsoft 365, ERP, DMS, Buchhaltung oder CRM. Regeln und Modell werden aus den Korrekturen Ihrer Mitarbeitenden nachgezogen, Ergebnisse regelmäßig ausgewertet.
Weitere Prozesse, Dokumentarten und Standorte nach demselben Muster, mit den Erfahrungen aus dem Piloten und Kennzahlen aus dem laufenden Betrieb.
Vor jedem Einsatz klären wir, welche Daten verarbeitet werden, wo sie liegen, wer darauf zugreifen darf und welche Rechtsgrundlage gilt. Auftragsverarbeitung wird vertraglich geregelt, bevor ein Dienst Daten sieht. Ohne diese Klärung starten wir nicht.
KI-Schritte erkennen, prüfen und bereiten vor. Was nach außen geht oder Daten ändert, gibt ein Mensch frei. Jede Aktion ist protokolliert, jede Korrektur fließt in die Regeln zurück.
Wir arbeiten mit dem, was in Ihrer Umgebung schon vorhanden ist, und ergänzen nur, was fehlt. In der Microsoft-Welt sind das Microsoft 365 mit Copilot, Power Automate, Power Apps und SharePoint sowie Microsoft Azure für Dienste, die in Ihrem eigenen Tenant laufen sollen. Dazu kommen KI-Dokumenten- und Belegerkennung, eigene KI-Agenten mit klar begrenzten Rechten und Protokollierung, Schnittstellen zu ERP, DMS, DATEV und CRM sowie Individualsoftware aus unserer eigenen Entwicklung, wo Standardbausteine nicht reichen. Welche Modelle und Dienste im Einzelfall passen, entscheiden Datenschutz, Datenlage und Ihr Prozess, nicht der Hersteller.
Mit dem Prozess, der heute am meisten Zeit bindet und viele gleichartige Vorgänge hat, etwa Posteingang, Eingangsrechnungen oder Standardanfragen. In der Potenzialanalyse sichten wir Ihre Prozesse mit den Menschen, die sie ausführen, und legen den ersten Piloten fest. Was sich als Regel beschreiben lässt, wird eine Regel, KI kommt dort dazu, wo Regeln nicht reichen.
Ein eigenes Modell brauchen Sie in der Regel nicht. Die Erkennung von Dokumenten, Belegen und Anliegen läuft mit vorhandenen Modellen, die wir über Regeln, Beispiele aus Ihrem Betrieb und die Korrekturen Ihrer Mitarbeitenden auf Ihre Fälle einstellen. Was Sie brauchen, ist eine geklärte Datenlage: Wo liegen die Dokumente, wer darf sie sehen, welche Systeme sind beteiligt.
Das hängt vom Prozess, den beteiligten Systemen und den Schnittstellen ab. Deshalb nennen wir keinen Pauschalpreis, sondern gehen so vor: Die Potenzialanalyse liefert den Zuschnitt des ersten Prozesses, daraus entsteht ein Angebot mit festem Umfang für den Piloten. Sie entscheiden nach dem Piloten, ob und wie es weitergeht.
Vor jedem Einsatz klären wir, welche Daten verarbeitet werden, wo sie liegen, wer zugreifen darf und welche Rechtsgrundlage gilt. Dienste laufen, wo möglich, in Ihrer eigenen Microsoft-Umgebung; Auftragsverarbeitung wird vertraglich geregelt. KI sieht nur, was der jeweilige Nutzer sehen darf, deshalb prüfen wir die Berechtigungen vor dem Start.
In unseren Projekten übernimmt KI die Vorbereitung: erkennen, zuordnen, prüfen, entwerfen. Die fachliche Entscheidung, die Freigabe und der Kontakt nach außen bleiben bei Ihren Mitarbeitenden. In der Praxis verschiebt sich die Arbeit von Routine zu Ausnahmen und komplexen Fällen.
Das hängt von Komplexität und Schnittstellen ab, deshalb versprechen wir keine Dauer. Wir schneiden den ersten Prozess bewusst überschaubar zu, damit der Pilot früh im Produktivbetrieb läuft, und nennen Ihnen den Zeitrahmen nach der Potenzialanalyse.
Nein. Microsoft 365 ist oft die einfachste Basis, weil Copilot, Power Automate und SharePoint bereits lizenziert sind. KI-Dokumentenerkennung, KI-Agenten und Schnittstellen setzen wir auch mit anderen Systemen um, etwa mit Ihrer Verwaltungs- oder Buchhaltungssoftware und eigener Individualsoftware.
Die Potenzialanalyse beginnt mit einem Gespräch über die Prozesse, die heute am meisten Zeit binden.
