Papier
Papierformulare und Klemmbrett
Protokolle, Checklisten und Aufträge werden vor Ort auf Papier ausgefüllt und später im Büro abgetippt. Zwei Erfassungen, ein Ergebnis, Fehler dazwischen.
Prozesse beschleunigen
Langsame Prozesse.
Schneller gemacht.
Prozessautomatisierung und KI-Beratung aus Berlin: Wir nehmen Ihren Abläufen die Handarbeit ab, von der digitalen Erfassung bis zur autonomen Sachbearbeitung. KI-Agenten übernehmen Posteingang, Prüfung und Buchung und reichen Aufgaben untereinander weiter, Ihre Mitarbeitenden entscheiden an den Freigabestellen. Dazu digitale Formulare, Dokumentenmanagement, Power Platform, Schnittstellen und Spracherfassung. Erst der Prozess, dann das Werkzeug.
Woran es hakt
Typische Bremsen
im Tagesgeschäft.
Die meisten langsamen Prozesse haben dieselben Ursachen. Wenn Sie einen dieser Punkte wiedererkennen, ist das der Prozess, mit dem wir anfangen.
Medienbruch
Ausdrucken, scannen, weiterleiten
Ein Vorgang wechselt mehrfach zwischen Papier, PDF, E-Mail und Fachanwendung. Jeder Wechsel kostet Zeit und Nachvollziehbarkeit.
Handarbeit
Manuelle Übertragung zwischen Systemen
Daten aus E-Mails, Rechnungen oder Bestellungen werden per Hand in ERP, CRM oder Buchhaltung eingetippt, oft mehrfach.
Freigaben
Freigaben per E-Mail und Zuruf
Urlaub, Rechnung, Angebot: Die Freigabe hängt in einem Postfach, niemand sieht den Stand, Rückfragen laufen über den Flur.
Excel
Excel-Listen als Datenbank
Wichtige Bestände, Termine oder Kundendaten leben in Tabellen, die per Mail kursieren, in mehreren Versionen und ohne Berechtigungen.
Posteingang
Unstrukturierter Posteingang
Briefpost, Faxe und E-Mail-Anhänge werden manuell gesichtet, zugeordnet und abgelegt. Was wichtig ist, entscheidet, wer gerade Zeit hat.
Unser Werkzeugkasten
Acht Wege,
einen Prozess zu beschleunigen.
01
KI-Agenten und autonome Sachbearbeitung
KI-Agenten übernehmen abgegrenzte Aufgaben vollständig: Anliegen aus E-Mail, Post und Portal aufnehmen, Vorgänge anlegen, Daten aus den Fachsystemen holen, nach Regeln prüfen, Antworten vorbereiten und die Aufgabe an den nächsten Agenten weitergeben. Jeder Agent hat klar begrenzte Rechte, jede Aktion wird protokolliert, und nach außen geht nichts ohne Freigabe durch Ihre Mitarbeitenden.
02
Autonome Buchhaltung
Eingangsrechnungen, Lieferscheine und Zahlungsavise werden erkannt, mit Bestellungen abgeglichen, kontiert und per Schnittstelle an die Finanzbuchhaltung übergeben. Der Freigabeweg bleibt, läuft aber digital und nach Regeln, etwa nach Betrag oder Projekt. Ihre Buchhaltung prüft Ausnahmen statt jede Rechnung.
03
KI-Assistenten
Microsoft Copilot in Microsoft 365, Dokumente auswerten und zusammenfassen, Posteingang klassifizieren, Antworten vorbereiten, Daten aus Belegen auslesen. Vorab klären wir Datenzugriffe, Berechtigungen und Datenschutz; ohne diese Klärung starten wir nicht.
04
Digitale Formulare und mobile Erfassung
Papier- und PDF-Formulare werden zu digitalen Formularen mit Pflichtfeldern, Fotos, Unterschrift und Plausibilitätsprüfung, auch offline. Ein Beispiel dafür ist unsere eigene Anwendung eMODAT; je nach Umgebung setzen wir auch Microsoft Forms, Power Apps oder Formulare in Ihrer Fachanwendung ein.
05
Dokumentenmanagement und Posteingang
Scannen, Texterkennung (OCR), automatische Klassifikation und Ablage in SharePoint oder Ihrem Dokumentenmanagement. Rechnungen, Verträge und Post landen mit Metadaten dort, wo sie hingehören, und sind auffindbar.
06
Workflows mit Power Automate, Power Apps und SharePoint
Freigaben, Benachrichtigungen, Aufgaben und Statusverfolgung als Workflow in der Microsoft-Welt, verbunden mit Teams, Outlook und SharePoint-Listen. Kleine Apps für Abläufe, für die es keine Standardsoftware gibt.
07
Schnittstellen und Integration
Daten fließen ohne Abtippen zwischen ERP, CRM (zum Beispiel vTiger), DATEV, Microsoft 365 und Ihren Fachanwendungen. Über Standardschnittstellen, wo es sie gibt, sonst über eigene Konnektoren aus unserer Softwareentwicklung.
08
Spracherfassung und Diktat
Wo Texte entstehen, ist Sprechen schneller als Tippen: Befunde, Berichte, Protokolle und Notizen per Spracherkennung direkt in die Anwendung, am Arbeitsplatz oder mobil. Ein Beispiel ist unser Produkt ProDictate.
So gehen wir vor
Erst der Prozess,
dann das Werkzeug.
Ein typischer Einstieg. Wir beginnen mit einem Prozess, der heute spürbar Zeit bindet, holen die schnellen Verbesserungen zuerst und skalieren danach.
- Schritt 1
Prozess aufnehmen
Ablauf, Beteiligte, Dokumente, Systeme und Wartezeiten dokumentieren, so wie der Prozess heute wirklich läuft.
- Schritt 2
Quick Wins
Stellen finden, die sich mit vorhandenen Mitteln sofort verbessern lassen, etwa ein Formular, eine Freigabe oder eine Schnittstelle.
- Schritt 3
Werkzeug wählen und entwerfen
Aus dem Werkzeugkasten das passende Mittel auswählen, Formular, Workflow, Schnittstelle oder KI-Agent skizzieren, Freigabestellen festlegen und mit den Anwendern durchsprechen.
- Schritt 4
Pilot
Eine Abteilung oder ein Standort arbeitet im Produktivbetrieb damit, Rückmeldungen fließen direkt ein.
- Danach
Rollout
Weitere Prozesse und Standorte nach demselben Muster, mit den Erfahrungen aus dem Piloten und Kennzahlen aus dem laufenden Betrieb.
Aus der Praxis
Drei Prozesse,
die schneller geworden sind.
Anonymisierte Projektbeispiele aus unserer Arbeit: eine KI-gestützte Betriebskostenabrechnung, eine Buchhaltung, die vom Rechnungseingang bis zur Buchung ohne Medienbruch läuft, und KI-Agenten, die im Kundenservice Vorgänge vorbereiten. Alle Beispiele mit Ausgangslage, Vorgehen und Ergebnis finden Sie auf der Seite Projektbeispiele.
Gut zu wissen
Häufige Fragen
zu Automatisierung und KI.
Brauchen wir KI, um Prozesse zu automatisieren?
Nicht immer. Ein großer Effekt kommt oft aus digitalen Formularen, klaren Workflows und Schnittstellen. KI kommt dort dazu, wo unstrukturierte Inhalte verarbeitet oder Entscheidungen vorbereitet werden müssen, etwa Post, Belege, Freitext oder ganze Vorgänge in der Sachbearbeitung.
Was macht ein KI-Agent bei uns, und was darf er entscheiden?
Ein KI-Agent übernimmt eine abgegrenzte Aufgabe von Anfang bis Ende: Er nimmt einen Vorgang auf, holt die nötigen Informationen aus Ihren Systemen, prüft sie nach festgelegten Regeln, bereitet das Ergebnis vor und reicht es an den nächsten Schritt weiter, an einen weiteren Agenten oder an einen Menschen. Welche Entscheidungen er selbst trifft und wo eine Freigabe nötig ist, legen wir vorab gemeinsam fest. Jede Aktion wird protokolliert.
Kann unsere Buchhaltung komplett autonom laufen?
Große Teile davon: Rechnungseingang, Erkennung, Abgleich mit Bestellungen, Vorkontierung, digitale Freigabe und Übergabe an die Finanzbuchhaltung laufen ohne manuelle Erfassung. Freigaben und Ausnahmen bleiben bei Ihren Mitarbeitenden, die Verantwortung für den Abschluss bei Buchhaltung und Steuerberatung. Wie weit wir gehen, richtet sich nach Ihren Belegen, Systemen und Prüfpflichten.
Müssen wir dafür eMODAT oder ein anderes Produkt von DEVACON kaufen?
Nein. eMODAT und ProDictate sind zwei Werkzeuge von mehreren. Oft reicht das, was Sie mit Microsoft 365 bereits lizenziert haben, etwa Power Automate, Power Apps und SharePoint. Wir wählen das Mittel nach dem Prozess, nicht umgekehrt.
Was passiert mit unseren Daten, wenn KI eingesetzt wird?
Vor jedem Einsatz klären wir, welche Daten verarbeitet werden, wo sie liegen und wer darauf zugreifen darf. Ohne diese Klärung starten wir nicht.
Können Sie unsere bestehenden Systeme anbinden?
In der Regel ja. ERP, CRM wie vTiger, DATEV und Microsoft 365 bringen Schnittstellen mit. Wo eine fehlt, entwickeln wir einen Konnektor. Welche Systeme bei Ihnen betroffen sind, klären wir in der Prozessaufnahme.
Wie lange dauert ein erster Prozess?
Das hängt von Komplexität und Schnittstellen ab. Wir schneiden den ersten Prozess bewusst überschaubar zu und nennen Ihnen den Aufwand nach der Aufnahme.
Der erste Prozess, der schneller wird.
Wir beginnen mit dem Ablauf, der heute am meisten Zeit bindet.