Mobile Lösungen vs. Papierformulare: Wie man die Kosten vergleicht

Ob Papierformulare oder eine mobile Lösung günstiger sind, zeigt erst ein Vergleich aller Kostenarten. Neben den sichtbaren Ausgaben für Papier und Hardware zählen Arbeitszeit, Fehler und Ablage.

Vier Kostenarten im Vergleich

1. Direkte Kosten. Bei Papierformularen fallen Papier, Druckertinte und gegebenenfalls spezielle Vordrucke an. Bei mobilen Lösungen steht dem der Anschaffungspreis für Hardware und Software gegenüber.
2. Arbeitskosten. Papierformulare werden manuell ausgefüllt und anschließend in ein Computersystem übertragen. Das kostet Zeit und Personal. Mit einer mobilen Lösung werden die Daten direkt im System erfasst.
3. Fehlerkosten. Falsch eingegebene oder fehlerhaft übertragene Daten führen dazu, dass ein Vorgang nicht sauber abgeschlossen wird und später erneut bearbeitet werden muss. Eine mobile Lösung erfasst Daten direkt und vermeidet Übertragungsfehler.
4. Speicher- und Transportkosten. Papierformulare müssen gelagert, sortiert, archiviert und oft transportiert werden. Digital erfasste Daten werden direkt gespeichert.

Bewertung

Die direkten Kosten sind bei beiden Varianten am leichtesten zu beziffern. Den größeren Unterschied machen meist die Arbeits-, Fehler- und Ablagekosten, die bei Papierformularen laufend anfallen. Erst die Summe aller vier Kostenarten zeigt, welche Option für Ihr Unternehmen wirtschaftlicher ist.

Das Wichtigste in Kürze

• Vergleichen Sie direkte Kosten, Arbeitskosten, Fehlerkosten sowie Speicher- und Transportkosten.
• Papierformulare verursachen laufende Kosten durch manuelle Übertragung und Ablage.
• Mobile Lösungen haben einen Anschaffungspreis, sparen aber bei den laufenden Kostenarten.

Wie Unternehmen Formulare mit eMODAT mobil erfassen, beschreibt die Seite eMODAT.