Muster für Wohnungsabnhame werden oft als Vorlage aus dem Internet heruntergeladen, angepasst und auf Papier ausgedruckt. Wird dabei allerdings urheberrechtlich geschütztes Material ohne der ausdrücklichen Zustimmung des Rechteinhabers verwendet, kann das zu einer Abmahnung führen und bei einem erneuten Verstoß drohen empfindliche Strafen. Zudem sind Papierformulare im Vergleich zu mobilen Checkliste nicht effizient und erfordern einen viel höheren Arbeitsaufwand. Dennoch wird diese Art der Wohnungsübergabeprotokolle von Hausverwaltungen nach wie vor häufig verwendet.
Im Zeitalter der Digitalisierung besteht die effiziente Alternative in der digitalen Wohnungsabnahme. Dabei erfolgt die Übergabe mit einem digitalen Übergabeprotokoll, das ähnlich wie ein Wohnungsübergabeprotokoll in Papierform verwendet werden kann. Viele Online-Formulare ermöglichen zwar eine digitale Wohnungsübergabe, aber funktionieren nur online – also mit einer aktiven Internetverbindung. Zudem sind die Anwendungen je nach Anbieter unorganisiert oder wirken unübersichtlich. Die Web-Formulare können natürlich auch nur bis zu einem gewissen Grad angepasst und optimiert werden und sind aufgrund der permanent erforderlichen Internetverbindung nicht in allen Räumen oder Wohnungen einsetzbar.
Eine App für Wohnungsanahme mit Offline-Funktionalität bietet hingegen den großen Vorteil, dass sie nicht von einer aktiven Internetverbindung abhängig ist. Das Formular befindet sich bereits auf dem mobilen Endgerät, kann auch in Räumen mit schlechter oder nicht vorhandener Internetverbindung problemlos ausgefüllt und zu einem späteren Zeitpunkt an die Hausverwaltung übertragen werden. In einigen Lösungen können individuelle Übergabeprotokolle auch nach dem Baukastenprinzip erstellt werden. Diese Lösungen ermöglichen es, individuelle Fragen und Antworten selbstständig zu verfassen und in einem Formular zu kombinieren.
Was aber müssen Sie beim Erstellen eines mobilen digitalen Formulars zur Wohnungsübergabe beachten? Wird das vorhandene Papierprotokoll als zu digitalisierende Vorlage verwendet, werden Sie schnell feststellen, dass es nicht 1:1 übertragbar ist und Kompromisse eingegangen werden müssen. Dabei ist es wichtig, dass Sie sich nicht von anderen Protokollvorlagen aus dem Internet irritieren lassen und stattdessen stets eigene, neue Ideen in das Formular aufnehmen. Sie werden feststellen, dass mehrfache Änderungen der Struktur oder des Aufbaus schnell endlose Änderungen nach sich ziehen, die eine Fertigstellung des Protokolls verhindern. Daher ist es wichtig, sich an einen bereits bestehenden Rahmen einer Cloud-Formularlösung zu halten.
Nachdem die Struktur des Formulars abgebildet wurde, können Sie zur Integration der Datenbank der Hausverwaltungssoftware übergehen. In unseren Fall war dies die Haussoft der Firma GFAD aus Berlin. Nach einer kurzen Recherche der Datenbank wurde die Tabelle mit den auszulesenden Mieterinformationen in der SQL-Datenbank gefunden. Die SQL-Abfrage erfolgte über das Standard-SQL-Statement und die Daten wurden in das Formular eingebunden. Natürlich bestand dabei die Versuchung, möglichst viele Daten einzubinden – von Bankdaten mit dem Wunsch nach einer Online-Abfrage der IBAN-Nummer, hin zur Einbindung einer Miettabelle, um die Berechnung und Prüfung der Mieterhöhung zu ermöglichen. Allerdings führen zu große Datenmengen in der Checkliste dazu, dass die Synchronisation mit dem Smartphone sehr viel Zeit in Anspruch nimmt, weshalb am Ende beschlossen wurde, nur die tatsächlich notwendigen Daten zu importieren.
Das erste Übergabeprotokoll bestand dann aus 104 Feldern mit folgenden Vorteilen:
- Auswahl der Wohneinheit und korrekte Zuordnung im Übergabeprotokoll
- Durch vorgefertigte Antworten deutlich weniger Zeitaufwand für die Abnahme
- Keine Nachbearbeitung durch den Mitarbeiter erforderlich
- Möglichkeit, individuelle Texte einzufügen
- Inventarisierung der Wohneinheit
- Möglichkeit, Bilder einzubinden
- Unterzeichnen des Protokolls durch Mitarbeiter und Mieter
- Fertige Berichte werden direkt in das Unternehmen geschickt
- Mitarbeiter erhält Bericht als PDF per E-Mail
- Zentrale Ablage der Berichte
Im Laufe der Zeit passt sich das digitale Übergabeprotokoll Ihren Anforderungen an, denn durch das Feedback der Außendienstmitarbeiter können Änderungswünsche aufgenommen und werden. Das mobile Formular zur Wohnungsübergabe entwickelt sich dadurch schnell zu einem zuverlässigen und professionellen Arbeitsgerät. Falls Sie Fragen zum Thema haben, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren!
