Die Baubranche ist in Europa und insbesondere in Deutschland im Aufwind. Damit einher geht allerdings auch ein Anstieg der „Zettelwirtschaft“: Formulare wie Stundenzettel oder Baubegehungen und Bauabnahmen werden heutzutage nach wie vor auf dem Papier erfasst. Dadurch steigt der Arbeitsaufwand enorm und häufig werden die Zettel durch Zeitdruck entweder ungenau oder zu einem späteren Zeitpunkt mit falschen Angaben ausgefüllt. Fotos werden separat mit einem Smartphone oder einer Kamera aufgenommen und müssen anschließend auf den Server importiert und zugeordnet werden, was weiteren Arbeitsaufwand erfordert. Mit herkömmlichen Arbeitsabläufen ist das alles kaum noch zu bewältigen und es entstehen zusätzliche Probleme: Die handschriftlich ausgefüllten Zettel sind schlecht lesbar oder bei der manuellen Eingabe am PC schleichen sich Fehler ein.
Um diese Papierflut bewältigen zu können und die Produktivität zu steigern, müssen Unternehmen neue, moderne Arbeitsabläufe integrieren. Die Lösung ist die Einführung einer mobilen Formularlösung, von der verschiedene Versionen auf dem Markt verfügbar sind. Ein Großteil dieser Lösungen sind cloudbasierte Systeme, bei denen die Unternehmensdaten außerhalb des Unternehmensnetzwerkes abgelegt werden. Viele Firmen legen jedoch Wert auf höhere Sicherheitsstandards, weshalb nur eine Inhouse-Lösung wie eMODAT in Frage kommt, bei der die Unternehmensdaten das Haus nicht verlassen.
Diese Lösung bietet weitere Vorteile: Die Formulare können direkt mit der Unternehmensdatenbank verbunden werden. Wichtige Daten werden im Formular eingeblendet und ein Mitarbeiter kann bei der Baubegehung die Informationen des Objekts aufrufen, Daten oder Informationen eintragen und Fotos anhängen. Anschließend wird das ausgefüllte Formular aus der App an den Server gesendet. Der Absender erhält per E-Mail umgehend eine PDF-Datei mit allen Informationen und Bildern, die dann an alle Beteiligten verschickt werden kann. Außerdem können Daten aus dem Formular in die Unternehmensdatenbank importiert und dort weiterverarbeitet werden.
Durch die Integration mit der Unternehmensdatenbank kann ein Außendienstmitarbeiter in den Formularen außerdem schnell und zuverlässig das richtige Projekt oder den entsprechenden Kunden auswählen und zuordnen. Die gesammelten Daten werden somit bereits bei der Eingabe richtig verknüpft und die Abläufe noch weiter optimiert.
Ein weiterer Vorteil ist zudem die große Zeitersparnis. Mit einer mobilen Workflow-Lösung nimmt das Erstellen eines Formulars nur einen Bruchteil der Zeit in Anspruch, die für ein Papierformular nötig ist. Auch die Übertragung erfolgt innerhalb von Sekunden, woraufhin das Formular allen Teilnehmern als PDF-Report zur Verfügung steht.
Falls Sie Fragen zu mobilen Workflow-Lösungen haben und/oder die Prozesse in Ihrem Unternehmen verbessern wollen, können Sie sich jederzeit gerne an uns wenden.
